EDI - elektronická výmena dát

Systém COOP Jednota preferuje v obchodnom kontakte so svojimi dodávateľmi jednotnú elektronickú komunikáciu založenú na medzinárodných štandardoch, ktorá uľahčuje vzájomnú spoluprácu a výrazne urýchľuje výmenu obchodných dokumentov.

Okrem základných informácií o EDI komunikácii nájdete na tejto stránke aj formuláre a dokumenty potrebné pre nadviazanie úspešnej EDI spolupráce s nami.

 

Čo je to EDI?

Elektronická výmena dát – EDI predstavuje modernú technológiu komunikácie medzi nezávislými obchodnými partnermi, založenú na vzájomnej výmene štruktúrovaných správ. EDI je jednou z najstarších foriem elektronického obchodu, ktorá úspešne pretrvala všetky zvraty z inak krátkej histórie e-businessu.

EDI – teda elektronická výmena dát (z anglického Electronic Data Interchange) – je moderný spôsob komunikácie medzi dvoma nezávislými subjektmi z počítača do počítača, pri ktorej dochádza k výmene štandardných obchodných a iných dokumentov elektronickou formou.

Túto formuláciu si môžeme priblížiť jednoduchým príkladom:

Objednávka vytvorená v informačnom systéme odberateľa sa automaticky prenesie až do informačného systému dodávateľa.

Príklad s objednávkou presne vystihuje hlavnú myšlienku EDI. Objednávateľ vo svojom informačnom systéme vytvoril objednávku. Doklad existuje v elektronickej podobe. Prečo neumožniť dodávateľovi prácu priamo s týmto elektronickým dokladom? Keď objednávku zo svojho systému vytlačíte, odošlete v obálke, odfaxujete alebo v čitateľnej podobe pošlete e-mailom, nemá druhá strana inú možnosť, než ju do svojho systému opäť ručne prepísať.  V  prípade elektronického dokladu je však možné príjem objednávky automatizovať.

V úzkom zmysle termín EDI vyjadruje predovšetkým výmenu dokumentov na základe štandardu UN/EDIFACT. UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport - Elektronická výmena dát pre štátnu správu, obchod a dopravu) je medzinárodný štandard pre elektronický prenos dát. História formátu UN/EDIFACT siaha až do roku 1988, neskôr však valné zhromaždenie EAN International rozhodlo, že medzinárodný EDI štandard bude vyvíjaný na základe formátu UN/EDIFACT a bude prezentovaný pod akronymom EANCOM. Tento bol následne rýchlo a bezproblémovo prijatý na úrovni národných organizácií EAN v Európe, Ázii, Latinskej Amerike ale i v severnej Amerike. Dodnes je tento formát rozsiahlo zaužívaný najmä v oblasti dodávateľsko-odberateľského reťazca.

Hlavným cieľom EDI je zefektívnenie vzájomnej komunikácie medzi obchodnými partnermi a postupné nahrádzanie papierových dokumentov elektronickými, ktoré majú rovnakú právnu váhu ako dokumenty klasické, sú však ďaleko bezpečnejšie a lacnejšie.

Výhody EDI:

- EDI šetrí peniaze tým, že zefektívňuje procesy preberania dokladov a odstraňuje chybovosť pri ručnom vstupe dát.

- EDI šetrí dlhodobé náklady tým, že umožňuje zníženie počtov zamestnancov, ktorí sa zaoberajú firemnou administratívou a výrazne obmedzuje náklady na poštovné, papier, tlač a evidenciu dokladov.

- EDI šetrí čas tým, že odbúrava ručné vypĺňanie dokladov, ich kompletizáciu a opakované vyhľadávanie v archívoch.

- EDI zaručuje vysokú úsporu času lebo zabezpečuje doručenie dokladov adresátovi v najkratšom možnom čase. Adresát potom môže spracovať odpoveď podstatne skôr ako bežnými prostriedkami a opäť v EDI odoslať odpoveď. Obeh dokladov je možné skrátiť z týždňa na hodiny.

- EDI odstraňuje prepisovanie dokladov a vylučuje tak vznik bežných chýb, akými sú preklepy, prehliadnutie, chýbajúce údaje atď.

- EDI podporuje konkurencie schopnosť tým, že umožňuje rozumnejšie využitie potenciálu ľudí, znižuje prevádzkové náklady, zvyšuje pružnosť práce a pohotovosť.

- EDI upevňuje vzťahy medzi obchodnými partnermi a napomáha zvyšovaniu objemu obchodných transakcií.

Technická realizácia EDI komunikácie

EDI komunikácia slúži predovšetkým k automatickému prepojeniu informačných systémov nezávislých obchodných partnerov. Tieto informačné systémy môžu pracovať na rôznych softwarových i hardwarových platformách. Úlohou EDI je prepojenie týchto systémov na základe štandardu pre výmenu správ ako je UN/EDIFACT respektíve EANCOM.

I napriek rozdielnosti platforiem má technické riešenie pre realizáciu automatickej EDI komunikácie v podstate rovnakú architektúru a skladá sa z troch základných častí:

- Aplikačné rozhranie

- EDI systém

- Komunikačná časť

Uvedené časti, ktoré je treba zabezpečiť pri realizácii EDI komunikácie sú znázornené na obr. „Hlavné časti technického riešenia EDI komunikácie“. Časť aplikačného rozhrania musí v tomto projekte zabezpečiť dodávateľ informačného systému. Časti zabezpečujúce EDI systém a komunikáciu zabezpečuje pre systém COOP spoločnosť EDITEL.

Prehľad výmeny obchodných správ

Z pohľadu obchodnej komunikácie je potrebné rozlíšiť subjekty COOP do dvoch základných skupín, a to na družstvá (CJ) a veľkoobchodné spoločnosti (VOS).  Základný rozdiel medzi nimi je, že družstvá vystupujú v procese EDI komunikácie len ako odberateľ tovarov, zatiaľ čo VOS komunikujú s dodávateľmi tovarov – ako odberateľ ale i s družstvami COOP – ako dodávatelia.